Bisnis kost-kostan sepintas terlihat mudah. Cukup menyediakan kamar beserta fasilitas pendukung, lalu setiap bulan pundi-pundi rupiah akan mengalir masuk ke rekening. Namun, apakah benar, pemilik kost-kostan yang meraup sukses besar hanya tinggal berleha-leha? Tidak, anda tetap membutuhkan management pengelolaan kost yang baik agar bisnis properti kost anda lancar tentunya.
Faktanya, management pengelolaan kost tetap dilakukan oleh pemilik bisnis kost kawakan sekalipun, lho! Mereka yang sukses menuai bisnis properti kost justru berangkat dari pengelolaan kost yang apik. Oleh karena segala sesuatunya terencana dan tercatat dengan rapi, baik, dan benar, maka semakin lama urusan operasional pun jadi terbiasa disiplin dan mempermudah.
Nah, jika Anda juga berniat atau bahkan sudah menjalani bisnis proerti ini, pastikan management pengelolaan kost terlasana dengan baik, ya. Implementasinya tidak sulit, kok. Setidaknya, berikut adalah tujuh hal pengelolaan kost yang perlu Anda terapkan dan biasakan sehingga memperpanjang keberlangsungan bisnis.
- Menjaga Komunikasi dengan Penghuni Kost
Komunikasi yang baik dan terbuka adalah salah satu kunci utama dalam keberlangsungan bisnis, termasuk kost-kostan. Anda tentu tak perlu terus-menerus secara memantau keadaan secara langsung—apalagi jika penghuni kost adalah kelompok usia dewasa modern.
Sebaliknya, lakukanlah pengecekan langsung secara berkala sembari menjaga komunikasi melalui berbagai aplikasi pesan instan seperti WhatsApp kepada penghuni kost. Tak ada salahnya sesekali menanyakan kabar dan keluhan mereka—jangan hanya menghubungi saat mengingatkan tagihan bulanan saja. Namun, lakukanlah dalam batas yang wajar sehingga penghuni pun tidak merasa terusik privasinya.
- Melakukan Pemeliharaan dan Pemugaran Secara Berkala
Jangan abai saat penghuni kost melakukan komplain atas hal yang mengganggu kenyamanan maupun keamanan mereka selama tinggal dalam properti yang Anda tawarkan. Beberapa keluhan yang biasanya muncul adalah mengenai kebersihan dan ketersediaan air, rembesan air yang tiba-tiba muncul di atap maupun tembok, AC yang tidak dingin sesuai kondisi standarnya, dan sebagainya.
Jangan biarkan penghuni kost menunggu terlalu lama, apalagi mengalami hal tersebut berulang kali. Sebisa mungkin, lakukanlah maintenance secara berkala sesuai waktunya tanpa menunggu adanya keluhan terlebih dahulu. Di samping itu, memperbaharui cat tembok setiap periode waktu tertentu untuk menghilangkan kesan kusam dan menghadirkan suasana baru juga dapat menjadi rutinitas yang perlu Anda lakukan.
- Mencatat Detail Transaksi
Memiliki pencatatan secara rapi seluruh transaksi yang terjadi adalah hal mendasar yang harus dilakukan oleh setiap pelaku usaha—sekecil apa pun lingkup usahanya. Dalam hal management pengelolaan kost, buatlah pencatatan tentang pembayaran yang dilakukan oleh setiap penghuni kost serta biaya-biaya operasional yang harus Anda keluarkan seperti untuk tagihan listrik, internet, air, jasa kebersihan, dan sebagainya.
Memiliki batas toleransi terhadap keterlambatan pembayaran adalah sepenuhnya hak Anda. Namun, hal ini sebaiknya dilakukan hanya jika cashflow bisnis kost lancar. Anda tentu akan mengalami kesulitan jika banyak penghuni kost yang terus-menerus meminta keringanan, sedangkan bisnis kost merupakan satu-satunya sumber penghasilan Anda, bukan?
- Siapkan Dana Darurat
Seperti keuangan pribadi, keuangan usaha juga memerlukan adanya dana darurat. Tidak ada yang pernah tahu apa yang akan terjadi di masa mendatang, sehingga satu-satunya cara untuk menyiapkan kondisi tetap relatif aman saat situasi ‘goyang’ adalah dengan mempunyai dana darurat.
Besarnya dana darurat sangat tergantung dari biaya operasional yang Anda keluarkan setiap bulannya. Setidak-tidaknya, siapkanlah dana darurat sebesar tiga kali lipat dari biaya operasional rutin. Selain itu, pastikan Anda menyimpan dana darurat ini dalam bentuk yang likuid seperti tabungan (atau bisa juga reksadana low risk). Dengan demikian, proses pencairannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat sewaktu-waktu.
- Memisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis
Terlepas dari apakah bisnis kost-kostan yang dimiliki merupakan satu-satunya sumber penghasilan atau tidak, penting untuk tetap memisahkan keuangan pribadi dan bisnis. Paling tidak, jika kondisi salah satunya mengalami kesulitan, salah satu lainnya tetap bertahan.
Namun, tidak hanya itu alasan mengapa penting bagi Anda untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis kostan. Pemisahan ini akan membantu Anda untuk merencanakan pengembangan bisnis, melihat dengan jelas laba atau ruginya usaha yang dilakukan, hingga menjadi dasar untuk perhitungan pajak.
- Mencatat Kelengkapan Data Penghuni Kost
Management pengelolaan kost berikutnya adalah dengan melakukan pencatatan data masing-masing penghuni kost. Setidak-tidaknya, Anda perlu memiliki salinan identitas diri penghuni kost yang masih berlaku. Hal ini tentu dilakukan dengan maksud kebaikan dua belah pihak.
Selain itu, tak ada salahnya jika Anda juga menyimpan kontak kerabat dekat penghuni kost. Hal ini akan sangat membantu jika terjadi sesuatu yang gawat terhadap penghuni kost, seperti misal kecelakaan, sakit yang mengharuskan tindakan emergency, dan sebagainya. Walau begitu, Anda juga harus tetap berlaku profesional dengan menjaga kerahasiaan data tersebut dan memang hanya menggunakannya pada waktu yang dibutuhkan.
- Memilih SDM yang Tepat
Hal ini tidak merupakan sebuah keharusan dan perlu disesuaikan dengan skala bisnis kost yang dijalani. Namun jika Anda menjalani bisnis kost modern yang dilengkapi dengan adanya pihak keamanan (selain adanya CCTV) dan kebersihan, maka hal ini penting untuk diperhatikan.
Pilihlah SDM yang memiliki integritas dan profesional. Dua hal ini merupakan pertimbangan paling fundamental saat memilih karyawan. Anda juga perlu memperhitungkan kelayakan jam kerja serta upah yang harus dibayarkan. Terutama untuk segi keamanan yang harus bekerja 24 jam, buatlah sistem shift sehingga setiap pekerja dapat melaksanakan tugasnya dengan optimal.
Tingkat management pengelolaan kost setiap pihak pasti berbeda-beda. Meski begitu, tujuh hal di atas merupakan elemen paling basic yang perlu diterapkan untuk menjaga keberlangsungan bisnis.